Jeżeli zadali Państwo sobie to pytanie to znak, że ten artykuł powstał specjalnie dla Państwa. Nie odkryję Ameryki pisząc, że prowadzenie magazynu w gastronomii nie jest trywialne. Mam tutaj na myśli nie tylko fizyczne dbanie o odpowiedni poziom zatowarowania magazynu restauracji, weryfikację jakości i terminów ważności posiadanych surowców, ale również weryfikację zużycia surowcowego skorelowanego ze sprzedażą za dany okres. W przypadku magazynów w branży retail mamy do czynienia z rozchodem magazynowym na podstawie sprzedaży w proporcji 1:1, co znacząco upraszcza rozliczenie i wskazywanie na rozbieżności. W przypadku gastronomii sytuacja jest zdecydowanie inna, na pewno trudniejsza.
Elementem łączącym sprzedaż z rozchodowaniem surowców z magazynu są receptury. Właściwe utworzenie receptur, posiłkowanie się podrecepturami, uwzględnienie strat przy obróbce surowców są elementami kluczowymi dla prawidłowego podsumowania stanu ilościowego i wartościowego magazynu w restauracji. Konieczne przy tym jest wsparcie odpowiedniego programu magazynowego, który dużą część operacji zrobi za nas i w sposób przejrzysty wskaże na potencjalne źródło rozbieżności. A tych może być kilka: od zaniżonych kalkulacji, które powodują, że nie doszacowaliście Państwo rzeczywistych kosztów sprzedawanych produktów i przez to ustaliliście zbyt niską ich cenę, po zdarzające się niestety ?tajemnicze zniknięcia? produktów z magazynu.
Dlatego prowadząc magazyn obowiązkowe jest wykonywania inwentaryzacji: tych pełnych ? rozliczających, przynajmniej raz w miesiącu, tych kontrolnych ? wedle uznania. Inwentaryzacja jest kluczowa: porównuje stan faktyczny w magazynie z tym, który został wyliczony na podstawie dostępnych dokumentów magazynowych. To wszystko sprawia, że będziecie Państwo posiadać komplet danych na temat swoich rzeczywistych kosztów prowadzenia biznesu. Oczywiście piszę tutaj tylko o kosztach spożywczych, które są jednymi ze składowych wszystkich kosztów. Pozostają wynagrodzenia, czynsze, energia, itd…Jednak o ile te ostatnie są szczegółowo ewidencjonowane przez m.in. biura rachunkowe, to koszty spożywcze na poziomie poszczególnych pozycji menu w Państwa lokalu pozostają do samodzielnego obliczania. A to nie jest aż takie trudne, jak się wydaje.
Wobec tego od czego należy zacząć? Wg mnie najpierw należy sobie odpowiedzieć na pytanie, jaki zakres szczegółowości ma objąć rozliczenie magazynu. Im więcej pozycji magazynowych zostanie rozliczonych tym wynik zużycia magazynowego będzie jak najdokładniejszy. Niestety bardziej szczegółowa kontrola magazynu wiąże się z większą ilością koniecznej pracy, ale coś za coś?
I tutaj na pomoc przychodzi dedykowany moduł oprogramowania Foodsoft. Moduł magazyn jest jednym z elementów oprogramowania gastronomicznego Foodsoft, do tego jednym z najważniejszych. Gwarantuje on Państwu pełne rozliczenie zużycia magazynowego, wyznaczenia kluczowych wskaźników magazynowych, takich jak foodcost wynikający z receptur, foodcost rzeczywisty ? uwzględniający odchylenia w postaci różnic inwentaryzacyjnych, stan ilościowy i wartościowy magazynu na wybrany dzień, możliwość wyznaczenia marży za każdy dzień sprzedażowy. Warto zauważyć, że oprogramowanie Foodsoft umożliwia prowadzenie gospodarki magazynowej w programie Boss, który jest programem ?back office? oraz w programie POS. Tym samym część operacji magazynowych może być równolegle wykonywana np. przez managera przebywającego na sali, w wolnej chwili, gdy POS nie jest zajęty.
Mając już najlepsze oprogramowanie do kontroli magazynowej, możemy przystąpić do działania. Startujemy od przejrzenia posiadanej kartoteki produktowej i oznaczenie tych, które wiemy, że są towarami handlowymi. Tutaj krótkie przypomnienie: towar handlowy to produkt (pozycja kartotekowa), która jest kupowana od dostawcy i sprzedawana klientom najczęściej bez ingerencji w zawartość. Takim przykładem jest popularny napój z kofeiną sprzedawany w restauracjach w butelkach 0.2l, 0.5l. Towary handlowe zostały już wcześniej wpisane do programu, abyście Państwo mogli rozpocząć ich sprzedaż, zatem duża część pracy jest już wykonana. W przypadku tych produktów pozostaje w programie Boss lub Analytics (w przypadku instalacji centralnej) w kartotece produktowej ustawienie oznaczenia Czy produkt jest w obrocie magazynowym na TAK.
Kolejnym elementem wymagającym poświecenia większej ilości czasu jest przygotowanie listy używanych surowców. Jest to konieczne do późniejszego konfigurowania receptur. I tutaj naprzeciw wychodzi gotowa biblioteka najczęściej występujących surowców wykorzystywanych w produkcji gastronomicznej, która dostępna jest w oprogramowaniu Foodsoft. Wystarczy tylko wskazać, które surowce używane są przez Państwa w restauracji i jednym kliknięciem zostaną przeniesione do tworzonej przez Państwa kartoteki produktowej.
Na koniec pozostaje konfiguracja receptur gastronomicznych. Polega ona na wskazaniu swego rodzaju ?przepisu?, wg którego program ma zdejmować surowce z magazynu podczas procesu sprzedaży. Receptury wprowadzane są w oknie przyjaznego kreatora produktów w programie Foodsoft Boss. Należy zwrócić uwagę, że możecie Państwo wprowadzać recepturę na jedną sztukę sprzedawanego wyrobu oraz na jego wielokrotności. Tak szerokie spektrum możliwości definiowania receptur ma na celu jak najłatwiejsze i jednocześnie jak najdokładniejsze wprowadzenie danych, które przecież są podstawą do właściwego rozchodowania magazynu. I prowadzi do wyliczenia rzeczywistych kosztów spożywczych, a to jest celem prowadzenia gastronomicznej gospodarki magazynowej.
Na koniec małe pocieszenie: możecie Państwo zacząć prowadzić gospodarkę magazynową w dowolnym momencie używania oprogramowania Foodsoft. Najczęstszym modelem wdrażania naszego oprogramowania jest rozpoczęcie od definiowania kartoteki sprzedażowej, rozpoczęcie sprzedaży a dopiero w następnym kroku uruchomienie magazynówki. Wiemy doskonale, że pokrótce wspomniane tutaj czynności niezbędne do rozpoczęcia ?przygody? z obsługą magazynu wymagają czasu i odpowiedniego przygotowania się do tego procesu (m.in. przygotowanie receptur). Dlatego możecie Państwo rozpocząć sprzedaż w oprogramowaniu Foodsoft bez jednoczesnego uruchamiania mechanizmów magazynowych, a te włączyć w dowolnym momencie. Przed uruchomieniem należy tylko przygotować tzw. bilans otwarcia, czyli spis produktów wraz z cenami, które posiadają Państwo w swoim fizycznym magazynie na moment uruchamiania magazynu.
A gdyby chcieli Państwo skorzystać z naszego wsparcia to zespół naszych doświadczonych Wdrożeniowców przeprowadzi Państwa przez niełatwy proces wprowadzenia gospodarki magazynowej w Państwa biznesie gastronomicznym. I nie ma tutaj znaczenia, czy prowadzą Państwo restaurację, kawiarnię, czy realizujecie Państwo produkcję cukierniczą, piekarniczą lub produkujecie lody. Nasze oprogramowanie gastronomiczne jest w stanie w najdokładniejszy sposób rozliczyć Państwa magazyn.
Przy okazji zachęcam do zapoznania się z naszą krótką instrukcją obsługi modułu magazyn. Jeżeli chcieliby Państwo zasięgnąć dodatkowych informacji, przetestować oprogramowanie Foodsoft lub testowo włączyć moduł magazyn w swojej instalacji, prosimy o kontakt.